Timemanagement: voor nog meer drukte!

We leven in een tijd waarin we succesvol willen zijn. Tsja… wie wil dat nou niet? We denken succes te bereiken door zoveel mogelijk te doen en zo hard mogelijk te werken. Ook omdat anders je collega of manager denkt dat je geen hart voor de zaak hebt. Je merkt dat je agenda barst van de afspraken en opdrachten. Vanwege de bijkomende chaos en achterstanden, probeer je jouw tijd efficiënter in te delen. Volgens bedrijfspsycholoog en schrijver Tony Crabbe is dat een verkeerde aanpak. We komen veel verder als we ons meer richten op aandacht, i.p.v. snel en veel.  

Timemanagement: efficiëntie versus effectiviteit

Ze zijn helemaal hot: je kunt je overal aanmelden voor een workshop of complete cursus ‘timemanagement’. Heb je het te druk? Leer dan je agenda beter te beheren… In zijn boek Nooit meer te druk, een opgeruimd hoofd in een overvolle wereld legt Tony Crabbe uit dat het efficiënter indelen van je tijd ervoor zorgt, dat je het nóg drukker krijgt. Dat je een cursus overweegt te doen, betekent dat je kennelijk je taken niet afkrijgt en dat je hoopt met een efficiëntere indeling in je agenda meer af te ronden. Dat betekent gelijk, dat je meer gaat doen. Volgens Crabbe versnippert timemanagement je aandacht, je kunt je niet volledig op één of twee projecten storten. Oké, het verhoogt inderdaad je efficiëntie qua kwantiteit, maar niet je effectiviteit en daarmee de kwaliteit.

Aandachtmanagement

We schreven het al: hoe meer to do-puntjes er op je lijstje staan, hoe minder focus je hebt. Je moet je aandacht continu verdelen over meerdere taken. Je kunt je volgens Crabbe beter met meer aandacht richten op minder taken. Je resultaten zullen beter zijn, wat het bedrijf ten goede komt. Heb je te veel taken? Dan is het een goed idee om dit eens met je manager te bespreken. En misschien ook gelijk met je collega’s, zodat ze gelijk weten dat je heus wel hard wilt werken, maar wel effectief en niet té hard. Uit onderzoek blijkt dat onze hersenen beter functioneren als we ons ergens in vastbijten. Multitasken put onze hersenen sneller uit, waardoor de kans op fouten hoger is. Naast gerichte aandacht voor een taak, is het ook belangrijk je aandacht vast te houden. Moet je een tekst schrijven of strategie uitwerken? Zet dan je mailprogramma uit en je telefoon op stil. Je hoeft niet continu te reageren. Als je twee of drie keer per dag je mail checkt en mensen terugbelt die je probeerden te bellen, is er niets aan de hand.

Rustmomenten zijn belangrijk

Máár we kunnen ook doorslaan. De hele dag volle aandacht voor iets hebben is volgens Crabbe net zo inefficiënt als timemanagement. Je hersenen hebben rustmomenten nodig om weer op te laden. “Het brein is als een spier: het werkt het best wanneer inspanning wordt afgewisseld met rust”, legt Crabbe uit. Wie van 8 tot 18 uur doorwerkt zonder rustmomenten, krijgt uiteindelijk minder af dan iemand die om de zoveel uur even een pauze neemt. Zo’n pauze hoeft niet direct een half uur te duren. Een paar minuutjes rust kan al voldoende zijn. Even in jezelf keren, even een mindfulness-oefening doen, even bewust letten op je ademhaling en houding. Het helpt allemaal voor meer energie, betere resultaten en het reduceert stress.

Anders leren denken

Het klinkt misschien makkelijker dan het is. Waarschijnlijk moet je jouw hele werkritme veranderen en vooral de manier waarop je werkt aanpassen. Maak dit onderwerp bespreekbaar in je team en maak eventueel gebruik van een coach die je hierbij kan helpen. Het is niet alleen nuttig voor de korte termijn, want je hebt er je hele leven wat aan. Je kunt je meer verdiepen in je werkzaamheden en het maakt werken gewoonweg leuker en overzichtelijker.

Wil jij eens kennismaken met mindfulness op de werkvloer? Op zaterdag 22 april organiseert Inzicht360 een Mindfulnessdag voor professionals.  Meer informatie: http://inzicht360.nl/agenda.