Communicatie als smeermiddel voor een vruchtbaar overleg

Soms heb je van die overleggen op het werk, die niet lekker lopen. Je vindt het lastig te zeggen waar dat nou door komt. De inhoud die besproken wordt is relevant en agendapunten worden netjes afgewerkt. Maar waar we niet vaak bij stilstaan, is dat voor goede communicatie meer nodig is. We missen dan het smeermiddel om tot een goed overleg te komen!

We zijn het ons vaak niet bewust, tijdens een overleg wordt er op vier niveaus gecommuniceerd. We lichten ze kort toe.

Inhoud 
Het onderwerp waar het gesprek over gaat. Denk aan: die beleidsnotitie die besproken wordt, de aanpak en inrichting van het nieuwe werkproces of de onderlinge werkverdeling.

Procedure
De manier waarop het gesprek vorm krijgt. Bijvoorbeeld: agendapunten worden punt voor punt afgewerkt en afspraken worden vastgelegd of de route om tot een adviesaanvraag te komen bij een reorganisatie.

Relatie / interactie
Dit gaat over wat er gebeurt tussen de deelnemers van het gesprek, hoe zij op elkaar reageren. Wordt er naar elkaar geluisterd, gaan ze respectvol met elkaar om en wie heeft de meeste invloed?

Gevoel / emotie
Een gesprek gaat altijd gepaard met emoties. Dat kan uiteenlopen van blijdschap tot boosheid. Het gesprek kan een bevredigend effect hebben of juist frustratie oproepen.

Vaak leggen we in het bedrijfsleven de focus van een gesprek op de inhoud en de procedure. Terwijl de sleutel voor een goed gesprek toch echt draait om de onderlinge relatie van de gesprekspartners waarbij je mag laten zien wat iets met je doet. Zonder goede basis is het lastig om samen tot inhoud te komen. Dat kan best frustrerend zijn. Gelukkig kun je jezelf aanleren om juist meer tot de interactie en het gevoel van een gesprek te komen. Hoe doe je dat?

Wat tips op een rijtje!

  1. Tip 1: Voorbereiding: Natuurlijk is het belangrijk dat je een zakelijk gesprek goed voorbereid. Zorg dat je weet waar het over gaat, wat je er zelf uit wilt halen en wat anderen van jou verwachten. Door de juiste voorbereiding ga je met een goed gevoel een gesprek in en kun je tijdens het gesprek de teugels juist iets losser laten.
  2. Tip 2: Aandacht voor wat er ontstaat: Door die goede voorbereiding, kun je tijdens het gesprek met aandacht in het moment zijn. Zet je voelsprieten open voor wat er aan tafel gebeurt. Luister naar de ander en hou focus.
  3. Tip 3: Laat merken dat je luistert: Laat gesprekspartners uitpraten en vat samen wat er wordt gezegd. Reageer op wat er wordt besproken. Zo voelt de ander zich gehoord en serieus genomen.
  4. Stap 4: Benoem emoties en interactie: Let ook op de lichaamstaal van je gespreksgenoten. Wees niet bang om te benoemen wat je opvalt. Zeg bijvoorbeeld: ‘Ik heb het idee dat jij twijfelt over dit besluit’, ‘Je lijkt het niet eens te zijn met wat Jan voorstelt’ of ‘Volgens mij wil jij hier nog iets aan toevoegen’.

Bedenk dat een goede relatie tussen gesprekspartners de basis is voor een goed gesprek en daarom ontzettend belangrijk. De verstandhouding die je buiten het werk om met elkaar hebt, doet hierbij eigenlijk niet ter zake. Het belangrijkste is dat jullie elkaar op werkniveau kunnen vinden, door aandacht en respect voor elkaar. Alleen zo kunnen jij en je collega’s, klanten of werknemers gezamenlijk tot iets komen. En communicatie is bovendien niet alleen het smeermiddel om inhoud te bespreken, het versterkt ook nog eens de onderlinge verhoudingen en daarmee het werkplezier!